您是否对于新加坡会计记录保留的期限感到疑惑？本文将为您解答可能困扰新加坡企业的疑问。全球范围内，会计记录是编制、核实和审计财务报表所不可或缺的主要数据和证据来源。
这些记录不仅仅涵盖证明资产所有权、创建负债的依据，还包括证明所有交易的文件。因此，保持良好的业务记录至关重要，不仅可以为处理税务、法律或监管事务带来成本效益，还能优化业务的管理和发展。
新加坡会计记录保留期限：为什么要重视保留会计记录？
对于所有公司而言，了解保留会计记录的时长是确立健全会计体系的基础。在新加坡，公司必须妥善保存业务交易的记录和账簿。这一要求的主要原因如下：
- 描述公司的财务状况和交易；
- 为编制公正可靠的公司财务报告提供基础。
保持正确的会计记录还带来其他诸多益处，包括：
- 有助于有效处理公司财务，使管理团队能够始终掌握企业的财务状况；
- 确保公司遵守税务义务；
- 防止盗用或欺诈行为的发生。
在新加坡保留会计记录时长：哪些记录公司需要保留？
在深入探讨在新加坡应该保留会计记录多久之前，您首先需要了解您的公司应该保留哪些记录。根据新加坡国内税务局（IRAS）的要求，公司必须妥善保留与业务交易相关的账目和记录，包括：
- 描述业务支出、收入、应付款项、资源、收益和损失的会计账簿、时间表和登记册；
- 任何其他与业务有关的书面交易证明；以及
- 记录所有公司交易的源文件，如银行对账单、收据、账单、凭证，以及提供给客户并从客户处获得的其他相关文件。
无论公司是否注册了消费税（GST），都必须按照规定保留这些记录。需要注意的是，注册了消费税（GST）的公司有义务保留出于收入原因发布的税务发票以及与业务货物处置有关的记录。然而，对于未注册消费税的公司来说，保留这些记录是可选的。
在新加坡保留会计记录时长：强制性的记录保留期限
截至2007年1月1日之前的会计期末前，新加坡会计记录的最短保留时限为七年。然而，从2007年1月1日开始，所有新加坡公司可以将其会计记录保留至少五年。
例如，如果公司的财务年度截止于12月31日，那么其2021年的会计记录将保留至2026年12月31日。需要注意的是，2021年财务年度的评估年度是2022年。如果公司的财务年度不同于12月31日，同样的记录保留时限也适用。
对于已注销的公司，即已解散的公司，公司负责人必须确保在解散日期之前立即保留业务文件和账簿，保留时限至少为公司解散日期之后的五年。同样的规定也适用于正在清算的公司。在这种情况下，公司的清算人将负责维护所需的业务记录保留时限。
新加坡会计记录保留时长：不合规的影响
如果忽视或销毁强制性的会计记录，未能保留五年或更久，或储存方式不当或放错位置，将导致公司的记录管理不善。如果会计账簿和记录管理不当，企业及其相关负责人可能会面临最高5000新币的罚款，或最长6个月的监禁。
此外，根据《公司法》规定，公司可能还有一笔违规罚款需要支付。总之，不良的记录保留构成了所得税违规行为，将会导致公司的资本津贴和费用申请被新加坡国内税务局（IRAS）取消。
对于与所得税相关的记录不正确保存的责任人，根据所得税法，也可能会面临不超过1000新币的罚款，或最长半年的监禁。
在新加坡如何储存会计记录及保留时限
如果您正思考在新加坡应该保留会计记录多长时间，公司被要求从财务年度结束之日起保留五年或更长时间的记录，包括相关交易的发生地。这意味着这些记录应该保存在注册的营业办公地点，或者公司董事认为适合的任何地方。
然而，重要的是这些记录始终可以由董事会进行审查。因此，更为重要的文件必须储存在防火文件柜、保险箱或保险库中。因此，狭小的空间必须进行整理和清理。
另一个选择是管理层可以考虑将一些财务记录进行电子存储。毕竟，将业务文件在线上保存或扫描转换为电子形式都是可行的。因此，在技术上，这两种方法都可以使用，甚至可以同时使用，以满足不同的需求。
实体储存方式
这种方式也被称为纸质方法，适用于坚持传统会计方式的公司。在这种情况下，强烈建议保留记录的复印件作为备份。然而，需要注意的是，这种方法需要大量的储存空间、安全措施的设置以及大量的记录整理工作。此外，纸质记录更容易受到咖啡溅泼和文件丢失等意外事件的影响。
电子储存方式
在这个数字化时代，一个有序的储存方法是数字存储或软件存储。然而，电子储存方式需要设置安全措施来确保记录的安全存储，以防止篡改。这种系统使公司免于在税季期间维护实体源文件副本，以确认业务交易。
电子记录有多种形式，其中扫描收据和发票是最常见的形式。扫描发票、应付款项和其他会计记录可以节省大量时间、纸张和储存空间。同时，它还减少了办公室的混乱，促进了几乎即时的财务数据处理。
在新加坡保留会计记录时长：总结
因此，现在我们清楚地认识到，妥善保留会计记录对于业务运营和遵守新加坡法律要求都具有益处。如果您想在新加坡寻求专业支持来进行记录保留，不妨了解一下 SJH Advisory。
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